Blog

Een organisatiebrede e-mailhandtekening instellen in Microsoft 365

6 mei 2026

Stel één vaste e-mailhandtekening in die automatisch wordt toegevoegd aan alle uitgaande berichten van je organisatie, zonder dat medewerkers dit zelf hoeven te doen.

Een consistente e-mailhandtekening is een eenvoudige maar effectieve manier om je organisatie professioneel te presenteren. In Microsoft 365 kun je een handtekening centraal instellen via Exchange Online, zodat alle uitgaande e-mail automatisch de juiste handtekening meekrijgt, ongeacht welk apparaat of welke app de medewerker gebruikt.

Twee methoden vergeleken

Methode Voordelen Nadelen
Exchange-transportregel Werkt voor alle clients en apps, centraal beheerd Handtekening wordt toegevoegd na verzending (niet zichtbaar in concepten)
Outlook-handtekening per gebruiker Medewerker ziet handtekening in het concept Niet centraal afdwingbaar, iedereen moet het zelf instellen

Aanbeveling: Gebruik een Exchange-transportregel voor een organisatiebrede, consistente handtekening. Combineer dit eventueel met een persoonlijke handtekening in Outlook voor medewerkers die de handtekening ook in concepten willen zien.

Methode 1, Organisatiebrede handtekening via Exchange-transportregel

Stap 1, Open het Exchange-beheercentrum

  1. Ga naar admin.exchange.microsoft.com
  2. Klik in het linker menu op E-mailstroom → Regels
  3. Klik op + Een regel toevoegen → Een disclaimer toevoegen

Stap 2, Configureer de regel

  1. Naam: Organisatie-e-mailhandtekening
  2. Pas deze regel toe als: Kies De afzender bevindt zich → Binnen de organisatie
  3. Doe het volgende: Kies Een disclaimer toevoegen aan het bericht → Een disclaimer toevoegen

Stap 3, Schrijf de handtekening in HTML

Klik op Tekst invoeren en voer de HTML-code in voor de handtekening. Voorbeeld:

<table style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:13px;color:#333;">
  <tr>
    <td style="padding-right:16px;border-right:2px solid #0078d4;padding-right:12px;">
      <img src="https://jouwdomein.nl/logo.png" width="100" alt="Bedrijfslogo">
    </td>
    <td style="padding-left:12px;">
      <strong>%%DisplayName%%</strong><br>
      %%Title%%<br>
      <a href="tel:%%PhoneNumber%%">%%PhoneNumber%%</a><br>
      <a href="mailto:%%EmailAddress%%">%%EmailAddress%%</a><br>
      <a href="https://jouwdomein.nl">www.jouwdomein.nl</a>
    </td>
  </tr>
</table>

De %%variabelen%% worden automatisch ingevuld vanuit het Active Directory-profiel van de medewerker.

Beschikbare variabelen

Variabele Inhoud
%%DisplayName%% Volledige naam
%%FirstName%% Voornaam
%%LastName%% Achternaam
%%Title%% Functietitel
%%PhoneNumber%% Telefoonnummer (zakelijk)
%%MobileNumber%% Mobiel nummer
%%EmailAddress%% E-mailadres
%%Department%% Afdeling
%%City%% Vestigingsplaats
%%CompanyName%% Bedrijfsnaam

Stap 4, Kies de terugvalactie

Als de HTML niet kan worden toegevoegd (bv. bij versleutelde berichten), kies je de terugvalactie:

  • Terugval: Wikkelen, de handtekening wordt als bijlage toegevoegd
  • Of: Negeren, de handtekening wordt in dit geval overgeslagen

Stap 5, Activeer de regel

  1. Zet de regelstatus op Ingeschakeld
  2. Klik op Opslaan

De regel is binnen 30 minuten actief op alle uitgaande e-mail.

Methode 2, Handtekening per medewerker in Outlook

Voor medewerkers die de handtekening ook in concepten willen zien:

Outlook Desktop:

  1. Ga naar Bestand → Opties → E-mail → Handtekeningen
  2. Klik op Nieuw en geef de handtekening een naam
  3. Plak de tekst of HTML-code
  4. Stel in wanneer de handtekening automatisch wordt gebruikt (nieuwe berichten en/of antwoorden)
  5. Klik op OK

Outlook Web (OWA):

  1. Klik op het tandwiel → E-mailhandtekening
  2. Schrijf of plak de handtekening
  3. Vink aan Automatisch opnemen in nieuwe berichten
  4. Klik op Opslaan

Medewerkersprofielen bijwerken voor variabelen

De handtekeningvariabelen werken alleen als de profielgegevens van medewerkers zijn ingevuld in Microsoft Entra ID.

  1. Ga naar entra.microsoft.com → Gebruikers → Alle gebruikers
  2. Klik op een gebruiker → Bewerken
  3. Vul in: Functie, Afdeling, Telefoonnummer, Vestiging
  4. Klik op Opslaan

Tip: Je kunt profielgegevens ook in bulk bijwerken via Microsoft 365-beheercentrum → Gebruikers → Actieve gebruikers → selecteer meerdere gebruikers → Profielen bewerken.

Veelgestelde vragen

Medewerkers zien de handtekening niet in hun concept, is dat normaal? Ja. Een Exchange-transportregel voegt de handtekening toe op de mailserver, ná het verzenden. De medewerker ziet hem pas in de verzonden items. Wil je de handtekening ook in concepten zien, combineer dan de transportregel met een persoonlijke Outlook-handtekening.

Kan ik een andere handtekening instellen per afdeling? Ja. Maak meerdere transportregels aan met verschillende voorwaarden: bv. De afdeling van de afzender is Verkoop. Zorg dat de meest specifieke regel de hoogste prioriteit heeft.

Wat als een medewerker al een eigen handtekening heeft ingesteld? De transportregel voegt de organisatiehandtekening toe naast de persoonlijke handtekening. Je kunt dit voorkomen door in de regelvoorwaarde te controleren of de e-mail de tekst van de organisatiehandtekening al bevat.

Werkt de handtekening ook op mobiel? Ja. Omdat de handtekening op serverniveau wordt toegevoegd, werkt hij voor alle e-mailclients: Outlook voor iOS, Android, Mac en web.

Breng je eigen IT-situatie in kaart

Wil je weten waar jouw organisatie technisch en organisatorisch kan verbeteren? Doe de gratis IT-scan en ontvang direct een praktisch overzicht van aandachtspunten.

Lees ook