Blog

Een gedeeld postvak aanmaken en beheren in Exchange Online

4 mei 2026

Met een gedeeld postvak kunnen meerdere medewerkers berichten lezen en beantwoorden vanuit één e-mailadres, zoals info@ of support@. Zo maak je het aan, wijs je toegang toe en stel je automatisch antwoorden in.

Een gedeeld postvak is ideaal voor e-mailadressen die door meerdere medewerkers worden beheerd: info@, support@, verkoop@ of administratie@. Medewerkers zien het gedeelde postvak naast hun eigen inbox in Outlook en kunnen er namens het adres op reageren, zonder dat er een extra licentie nodig is voor het postvak zelf.

Wanneer gebruik je een gedeeld postvak?

Situatie Gedeeld postvak Gebruikersaccount
Meerdere medewerkers beantwoorden info@ ✅ ❌
Eén medewerker beheert een functioneel adres ✅ ✅
Je wilt e-mail automatisch doorsturen ✅ ✅
De inbox moet doorzoekbaar zijn door het team ✅ ❌
Je hebt meer dan 50 GB opslagruimte nodig ❌ ✅ (licentie vereist)

Stap 1, Gedeeld postvak aanmaken

  1. Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum: admin.microsoft.com
  2. Klik in het linker menu op Teams en groepen → Gedeelde postvakken
  3. Klik op + Een gedeeld postvak toevoegen
  4. Vul in:
    • Naam: de weergavenaam (bv. Klantenservice of Informatie)
    • E-mailadres: het gewenste adres (bv. info@jouwtenant.nl)
  5. Klik op Wijzigingen opslaan

Het postvak is aangemaakt. Voeg nu leden toe die toegang krijgen.

Stap 2, Leden toevoegen

  1. Klik op het zojuist aangemaakte gedeelde postvak
  2. Klik op Leden → Leden toevoegen
  3. Zoek en selecteer de medewerkers die toegang moeten krijgen
  4. Klik op Opslaan

Medewerkers ontvangen geen melding, het postvak verschijnt de volgende keer dat ze Outlook starten automatisch in de zijbalk onder hun eigen inbox.

Tip: Het kan 15 tot 60 minuten duren voordat het gedeelde postvak zichtbaar is in Outlook.

Stap 3, Handmatig toevoegen in Outlook (als het niet automatisch verschijnt)

Als het postvak niet automatisch verschijnt, kan de medewerker het handmatig toevoegen:

Outlook Desktop:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de accountnaam in de linker zijbalk
  2. Kies Extra postvakken toevoegen
  3. Typ het e-mailadres van het gedeelde postvak en klik op Toevoegen

Outlook Web (OWA):

  1. Klik linksboven op je naam of initialen → Een gedeeld postvak openen
  2. Typ het e-mailadres → Openen

Stap 4, E-mail versturen namens het gedeelde adres

Medewerkers kunnen e-mail versturen met het gedeelde adres als afzender:

  1. Open een nieuw bericht in Outlook
  2. Klik op Van (als dit veld niet zichtbaar is: Opties → Van weergeven)
  3. Klik op Van → Ander e-mailadres
  4. Typ het adres van het gedeelde postvak en klik op OK

Ontvangers zien het gedeelde adres als afzender. In de verzonden items van het gedeelde postvak is het bericht terug te vinden.

Stap 5, Automatisch antwoord instellen

  1. Ga naar admin.microsoft.com → Teams en groepen → Gedeelde postvakken
  2. Klik op het gedeelde postvak → Automatisch antwoord bewerken
  3. Zet de schakelaar op Aan
  4. Typ de tekst voor interne en/of externe afzenders
  5. Stel eventueel een begin- en einddatum in (handig voor vakantieperiodes)
  6. Klik op Opslaan

Stap 6, Extra e-mailadressen toevoegen (aliassen)

Een gedeeld postvak kan meerdere e-mailadressen ontvangen. Berichten naar al deze adressen komen in hetzelfde postvak terecht.

  1. Ga naar het Exchange-beheercentrum: admin.exchange.microsoft.com
  2. Klik op Geadresseerden → Gedeelde postvakken
  3. Klik op het gewenste postvak
  4. Klik op het tabblad E-mailadressen → E-mailadres toevoegen
  5. Voeg het extra adres toe (bv. helpdesk@jouwtenant.nl)
  6. Klik op Opslaan

Veelgestelde vragen

Heeft een gedeeld postvak een licentie nodig? Nee. Een gedeeld postvak tot 50 GB heeft geen afzonderlijke licentie nodig. Groeit het postvak boven de 50 GB, dan is een Exchange Online-licentie vereist. Je kunt de omvang bekijken via het Exchange-beheercentrum.

Kan ik meldingen instellen voor nieuwe berichten? Ja. In Outlook kun je per gedeeld postvak meldingen aanzetten: klik met de rechtermuisknop op het postvak → Gegevenseigenschappen → Meldingen tonen voor dit postvak.

Hoe verwijder ik een medewerker die het bedrijf verlaat? Ga naar het gedeelde postvak in het beheercentrum → Leden → selecteer de medewerker → Verwijderen. De overige leden houden gewoon toegang.

Kan ik regels instellen voor automatisch sorteren? Ja. Open het gedeelde postvak in Outlook Web → klik op het tandwiel → Regels → + Nieuwe regel toevoegen. Regels die in OWA worden aangemaakt gelden voor het gehele postvak, ongeacht wie er is aangemeld.

Breng je eigen IT-situatie in kaart

Wil je weten waar jouw organisatie technisch en organisatorisch kan verbeteren? Doe de gratis IT-scan en ontvang direct een praktisch overzicht van aandachtspunten.

Lees ook

Verder lezen