Blog

Microsoft 365-licenties beheren en kosten optimaliseren

27 mei 2026

Betaal je voor licenties die niemand gebruikt? Leer hoe je Microsoft 365-licenties overzichtelijk beheert, inactieve gebruikers opspoort en slim combineert om kosten te besparen.

Licentiekosten zijn voor de meeste MKB-bedrijven een van de grootste terugkerende IT-uitgaven. Toch betalen veel organisaties maandelijks voor licenties die niet of nauwelijks worden gebruikt, van vertrokken medewerkers, tijdelijke krachten of functies die simpelweg te uitgebreid zijn voor wat iemand nodig heeft. In dit artikel leer je hoe je het overzicht houdt, ongebruikte licenties opspoort en kosten bespaart door slimmer te combineren.

Waar beheer je je licenties?

Alles rond licenties regel je in het Microsoft 365 beheercentrum. Ga naar admin.microsoft.com en log in met je beheerder-account.

Licentieoverzicht bekijken

  1. Klik in het linker menu op Facturering
  2. Kies Licenties
  3. Je ziet nu alle actieve licentieplannen, met per plan:
    • Het totaal aantal gekochte licenties
    • Het aantal toegewezen licenties
    • Het aantal beschikbare (niet-toegewezen) licenties

Als je 20 licenties hebt maar er slechts 15 zijn toegewezen, betaal je elke maand voor 5 licenties die niemand gebruikt. Dat zijn euro's die je direct kunt terugverdienen.

Gebruiksrapporten: wie gebruikt wat?

Microsoft 365 heeft ingebouwde rapporten waarmee je precies kunt zien wie welke apps echt gebruikt. Dit is je belangrijkste hulpmiddel voor kostenoptimalisatie.

Rapporten openen

  1. Ga naar Rapporten → Gebruik in het beheercentrum
  2. Kies het rapport dat je wil bekijken:
    • Microsoft 365-gebruikersactiviteit, wie heeft zich de afgelopen 30, 90 of 180 dagen aangemeld?
    • Teams-activiteit, wie stuurt berichten, doet vergaderingen?
    • Exchange-activiteit, wie verstuurt en ontvangt e-mails?
    • OneDrive-activiteit, wie slaat bestanden op en deelt ze?

Inactieve gebruikers opsporen

Ga naar Microsoft 365-gebruikersactiviteit en sorteer op "Laatste activiteitsdatum". Gebruikers die langer dan 30 dagen niets hebben gedaan, verdienen nader onderzoek.

Let op: Wees zorgvuldig voordat je een licentie intrekt. Iemand kan tijdelijk inactief zijn door verlof, ziekte of wisselende roosters. Controleer altijd bij HR of een leidinggevende voordat je actie onderneemt.

Licenties toewijzen en intrekken

Een licentie toewijzen aan een medewerker

  1. Ga naar Gebruikers → Actieve gebruikers
  2. Klik op de naam van de medewerker
  3. Open het tabblad Licenties en apps
  4. Zet een vinkje bij de gewenste licentie
  5. Klik op Wijzigingen opslaan

Een licentie intrekken

Volg dezelfde stappen, maar haal het vinkje weg en sla op. De medewerker verliest direct toegang tot de bijbehorende apps.

Tip bij vertrek: Als een medewerker de organisatie verlaat, blokkeer dan eerst het account, zodat de persoon niet meer kan inloggen, en verwijder daarna de licentie. Zo voorkom je ongewenste toegang, terwijl je toch direct de kosten bespaart.

Welke licentieplannen zijn er voor MKB?

Microsoft biedt diverse plannen. Hieronder een vergelijking van de meest gebruikte opties voor MKB:

Plan Prijs (indicatief) E-mail Teams Desktop Office-apps Geavanceerde beveiliging
Microsoft 365 Business Basic ~€ 5,90/mnd ✅ (web) ✅ ❌ (alleen web) ❌
Microsoft 365 Business Standard ~€ 12,50/mnd ✅ ✅ ✅ ❌
Microsoft 365 Business Premium ~€ 22,00/mnd ✅ ✅ ✅ ✅ (Intune + Defender)
Microsoft 365 F3 (Frontline Workers) ~€ 8,00/mnd ✅ ✅ (basis) ✅ (web) ❌

Prijzen zijn indicatief. Neem contact op met je Microsoft-partner voor de actuele prijzen in jouw situatie.

Wanneer welk plan?

  • Business Basic: voor medewerkers die voornamelijk via de browser werken, zoals receptionisten of medewerkers die alleen e-mail en Teams nodig hebben
  • Business Standard: de standaardkeuze voor kantoormedewerkers die Word, Excel en PowerPoint op hun laptop nodig hebben
  • Business Premium: aanbevolen als je ook geavanceerde beveiliging wil, zoals apparaatbeheer via Intune en Defender for Business, dit is wat SCAV-IT standaard adviseert voor MKB
  • F3 (Frontline Workers): voor medewerkers zonder vaste werkplek, zoals magazijnpersoneel of buitendienstmedewerkers die hoofdzakelijk via hun telefoon werken

Vijf manieren om kosten te besparen

1. Combineer licentieniveaus slim

Niet elke medewerker heeft hetzelfde plan nodig. Een magazijnmedewerker die alleen Teams gebruikt voor dagelijkse communicatie, heeft geen Business Premium nodig.

Rekenvoorbeeld: Een bedrijf met 20 medewerkers betaalt € 22/mnd × 20 = € 440/mnd als iedereen Premium heeft. Door 10 medewerkers op Business Standard (€ 12,50) te zetten en 10 op Business Premium, kom je op € 347/mnd. Dat is een besparing van € 93 per maand, oftewel ruim € 1.100 per jaar.

2. Verwijder vertrokken medewerkers direct

In de praktijk blijven accounts van vertrokken medewerkers soms maanden actief. Voer maandelijks een controle uit: vergelijk de gebruikerslijst in het beheercentrum met je HR-administratie en verwijder accounts van iedereen die niet meer in dienst is.

3. Gebruik gedeelde postvakken voor functionele adressen

E-mailadressen zoals info@bedrijf.nl of support@bedrijf.nl hebben geen volledige licentie nodig. Richt ze in als gedeeld postvak, dat is gratis zolang de mailbox kleiner is dan 50 GB. Meerdere medewerkers kunnen dan uit naam van dat adres lezen en antwoorden.

4. Koop add-ons alleen waar nodig

Sommige functies zijn beschikbaar als losse toevoeging bovenop je basislicentie, zoals Microsoft Visio (diagrammen), Microsoft Project (projectbeheer) of Teams Phone (bellen via Teams). Koop deze add-ons alleen voor de medewerkers die ze daadwerkelijk nodig hebben, niet voor de hele organisatie.

5. Overweeg jaarcontracten

Bij een jaarcontract is de prijs per licentie gemiddeld 15–20% lager dan bij een maandabonnement. Als je team stabiel is en je geen grote wisselingen verwacht, loont het om te kijken of een jaarabonnement voordeliger uitkomt.

Automatisch licenties toewijzen via groepen

Als je regelmatig nieuwe medewerkers toevoegt, bespaar je tijd door licenties automatisch toe te wijzen op basis van groepslidmaatschap. Dit heet groepsgebaseerde licentieverlening en werkt als volgt:

  1. Ga naar het Microsoft Entra-portaal (entra.microsoft.com)
  2. Navigeer naar Groepen en kies een bestaande groep of maak een nieuwe aan, bijvoorbeeld "Kantoormedewerkers"
  3. Wijs een licentie toe aan de groep via het tabblad Licenties
  4. Voeg nieuwe medewerkers toe aan de groep → zij krijgen automatisch de bijbehorende licentie

Bij vertrek haal je de medewerker uit de groep en vervalt de licentie vanzelf. Dit vermindert handmatig werk en de kans op fouten bij onboarding en offboarding aanzienlijk.

Licenties via je Microsoft-partner

Als SCAV-IT je Microsoft-partner is, beheren wij je licenties via het Microsoft Partner Center. Voordelen hiervan:

  • Je betaalt via één maandfactuur, niet losse facturen per plan
  • SCAV-IT signaleert proactief als er ongebruikte licenties zijn of als plannen beter kunnen aansluiten bij je gebruik
  • Aanpassingen (toevoegen, verwijderen, upgraden) worden snel doorgevoerd

Je eigen beheerder behoudt altijd volledige inzage via admin.microsoft.com en kan zelf ook aanpassingen doen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met de data als ik een licentie intrek?

De mailbox van de medewerker blijft 30 dagen bewaard nadat de licentie is ingetrokken. In die periode kun je de data nog exporteren of overdragen aan een collega. Na 30 dagen wordt de mailbox permanent verwijderd. OneDrive-bestanden blijven langer beschikbaar, afhankelijk van je retentie-instellingen.

Kan ik downgraden van een hogere naar een lagere licentie?

Ja, dat kan. Wijs bij de medewerker de nieuwe (lagere) licentie toe en sla op. De medewerker verliest direct toegang tot de functies die bij de hogere licentie horen, zoals desktop Office-apps als je van Business Standard naar Basic gaat.

Hoeveel apparaten mag een medewerker activeren?

Met een Microsoft 365 Business-licentie mag een medewerker Office-apps installeren op maximaal 5 pc's of Macs, 5 tablets en 5 smartphones. Dit is voldoende voor de meeste medewerkers.

Wat is het verschil tussen een licentie toewijzen en activeren?

Toewijzen doe jij als beheerder: je geeft de medewerker het recht om de licentie te gebruiken. Activeren doet de medewerker zelf: bij het eerste gebruik op een apparaat wordt de licentie gekoppeld. Beide stappen zijn nodig voordat iemand de apps volledig kan gebruiken.

Hoe weet ik of iemand zijn licentie echt gebruikt?

Ga naar Rapporten → Gebruik → Microsoft 365-apps voor gebruik. Je ziet per medewerker op welke apparaten en wanneer de apps zijn gebruikt. Als iemand al drie maanden niets heeft gedaan, is dat een goed moment om in gesprek te gaan over een goedkoper plan.

Samenvatting

Het beheren van Microsoft 365-licenties is geen eenmalige klus, het vraagt maandelijks een paar minuten aandacht. Door inactieve gebruikers te signaleren, vertrokken medewerkers direct te verwijderen en slim te combineren met goedkopere licentieplannen, kan een middelgroot bedrijf al snel honderden euro's per jaar besparen. Gebruik de ingebouwde rapporten in het Microsoft 365 beheercentrum als startpunt en combineer dat met een maandelijkse check van je gebruikerslijst.

Wil je weten of jullie huidige licentiecombinatie optimaal is? SCAV-IT doet graag een licentie-audit voor je, neem contact op via het portaal of stuur een e-mail naar support@scav-it.nl.

Breng je eigen IT-situatie in kaart

Wil je weten waar jouw organisatie technisch en organisatorisch kan verbeteren? Doe de gratis IT-scan en ontvang direct een praktisch overzicht van aandachtspunten.

Lees ook