Power Automate-goedkeuringsworkflow: downloadbare starter met SharePoint-lijst

19 juli 2026

Maak eerst de SharePoint-lijst, importeer daarna de kant-en-klare Power Platform Solution en test goedkeuren én afwijzen.

Een goedkeuringsworkflow hoeft niet te beginnen met een leeg Power Automate-scherm. Met dit starterpakket maak je eerst een eenvoudige SharePoint-lijst en importeer je daarna een kant-en-klare, aanpasbare Solution. De flow verstuurt een goedkeuringsverzoek, bewaart de beslissing in SharePoint en mailt de uitkomst naar de aanvrager.

Dit krijg je

een unmanaged Power Platform Solution met één cloud flow;
een CSV-starter voor de SharePoint-lijst;
een leeg deployment-settingsbestand voor beheerde deployments;
een SHA-256-bestand om de download te controleren;
een bewerkbaar Excalidraw-procesdiagram;
een leesmij-bestand met import- en teststappen.

Gebruik voor de eerste test een aparte testsite en testaccounts. De Solution bevat geen credentials, tenant-URL, persoonlijke connection-ID of klantdata.

Download het starterpakket

De Solution is als unmanaged pakket bedoeld. Je kunt de flow na import dus openen en aanpassen. Microsoft Power Platform CLI 2.9.3 heeft het pakket succesvol gebouwd, opnieuw uitgepakt en als deploymentsettings gelezen. Een echte tenantimport blijft nodig, omdat connectorrechten, DLP-beleid en licenties per omgeving verschillen.

Verticaal whiteboarddiagram van SharePoint-aanvraag via Power Automate naar goedgekeurde en afgewezen routes Wat je hier moet zien: Een nieuw SharePoint-item start de goedkeuring; de beslissing werkt daarna de status en opmerking bij en mailt de aanvrager via een aparte goedgekeurde of afgewezen route.

Vooraf controleren

Je hebt nodig:

toegang tot Microsoft Lists of een SharePoint-site waarop je een lijst mag maken;
toegang tot Power Automate;
een Power Platform-omgeving met een Dataverse-database, omdat Solutions anders niet beschikbaar is;
toestemming voor de standaardconnectoren SharePoint, Approvals en Office 365 Outlook;
een testaanvrager en testgoedkeurder binnen je organisatie.

Zie je links in Power Automate geen Solutions? Kies rechtsboven eerst de juiste omgeving. Blijft Solutions ontbreken, laat dan door je Microsoft 365- of Power Platform-beheerder controleren of de omgeving Dataverse heeft en of je minimaal Environment Maker-rechten hebt.

Stap 1: maak de SharePoint-lijst vanuit CSV

Download sharepoint-goedkeuringslijst-starter.csv.
Open Microsoft Lists.
Kies Nieuwe lijst of New list.
Kies Uit CSV of From CSV.
Upload het gedownloade CSV-bestand.
Geef de lijst de naam Goedkeuringsaanvragen.
Kies de SharePoint-site waarop de lijst moet worden opgeslagen.
Maak de lijst aan.

Microsoft Lists venster Create a list met de optie From CSV bovenaan Wat je hier moet zien: Kies bovenaan From CSV; in een Nederlandstalige omgeving kan deze tegel Uit CSV heten. Upload daarna de meegeleverde lijststarter.

Bron van dit productscherm en de actuele Microsoft-stappen: Een lijst maken, Microsoft Support.

Stap 2: controleer de kolommen

Open de lijst en controleer dat deze kolomnamen exact bestaan:

Title: korte naam van de aanvraag, één tekstregel.
Description: uitleg voor de goedkeurder, één tekstregel.
ApproverEmail: ontvanger van het goedkeuringsverzoek, één tekstregel.
RequesterEmail: ontvanger van de resultaatmail, één tekstregel.
Status: Nieuw, Goedgekeurd of Afgewezen, één tekstregel.
DecisionComments: opmerking van de goedkeurder, één tekstregel.
DecisionDate: tijdstip waarop de flow besliste, één tekstregel.

Laat de kolomnamen bij de eerste test ongewijzigd. De flow gebruikt deze interne namen. Je kunt Description en DecisionComments later naar meerdere tekstregels wijzigen en DecisionDate naar datum/tijd, maar open en test de flow daarna opnieuw.

De CSV bevat één voorbeeldregel met adressen in het gereserveerde domein voorbeeld.invalid. Vervang die waarden door twee geldige interne testadressen of verwijder de voorbeeldregel en maak zelf een testitem.

Stap 3: importeer de Power Platform Solution

Open Power Automate en kies rechtsboven de juiste omgeving.
Open Solutions.
Kies Import solution.
Upload SCAVGoedkeuringsworkflowStarter_1_0_0_0.zip.
Kies Next.
Maak of selecteer de gevraagde verbindingen.
Vul bij de SharePoint-site de site in waarop je de lijst hebt gemaakt.
Kies daarna de lijst Goedkeuringsaanvragen.
Rond de import af.

Tijdens de import vraagt Power Platform om drie connection references:

SCAV Approval Starter - SharePoint: kies een SharePoint-verbinding met toegang tot de lijst.
SCAV Approval Starter - Approvals: kies een Approvals-verbinding van de floweigenaar.
SCAV Approval Starter - Office 365 Outlook: kies een Outlook-verbinding die resultaatmails mag sturen.

Daarnaast configureer je twee waarden:

SharePoint-site voor goedkeuringslijst: kies de site waarop je de lijst hebt opgeslagen.
SharePoint-goedkeuringslijst: kies Goedkeuringsaanvragen.

Volg voor gewijzigde Microsoft-schermen de actuele bron: Solutions importeren in Power Platform, Microsoft Learn.

Stap 4: controleer en activeer de flow

Open na import de Solution.
Open de flow SCAV-IT - SharePoint goedkeuringsworkflow starter.
Controleer of de trigger de gekozen SharePoint-site en lijst toont.
Controleer of SharePoint, Approvals en Outlook geen verbindingswaarschuwing tonen.
Sla de flow eenmaal op als Power Automate daarom vraagt.
Zet de flow aan.

De flow voert dit uit:

When an item is created: reageert op een nieuw lijstitem.
Start and wait for an approval: stuurt de aanvraag naar ApproverEmail.
Condition: controleert of de uitkomst Approve is.
Goedgekeurd: schrijft status, opmerking en beslisdatum terug en mailt RequesterEmail.
Afgewezen: schrijft status, opmerking en beslisdatum terug en mailt RequesterEmail.

Microsoft beschrijft de werking van de gebruikte approvalactie in Create approval flows, Microsoft Learn.

Stap 5: test goedkeuren

Maak in de SharePoint-lijst een nieuw item:

Title: Testaanvraag goedkeuren;
Description: een korte zakelijke uitleg;
ApproverEmail: het interne adres van je testgoedkeurder;
RequesterEmail: het interne adres van je testaanvrager;
Status: Nieuw.

Controleer daarna:

De flowrun start zonder fout.
De goedkeurder ontvangt het verzoek.
De status verandert in Goedgekeurd.
DecisionComments bevat de reactie.
DecisionDate is gevuld.
De aanvrager ontvangt de goedkeuringsmail.

Stap 6: test afwijzen

Maak een tweede item met titel Testaanvraag afwijzen. Kies bij het goedkeuringsverzoek Reject en voeg een herkenbare testopmerking toe.

Controleer:

De status verandert in Afgewezen.
De afwijsopmerking staat in DecisionComments.
De beslisdatum is gevuld.
De aanvrager ontvangt de afwijzingsmail.
De goedgekeurde route is niet uitgevoerd.

Als de eerste test mislukt

Trigger start niet: controleer of de flow aanstaat en naar de juiste lijst wijst.
Kolom wordt niet gevonden: controleer de exacte kolomnamen uit stap 2 en sla de flow opnieuw op.
Approval komt niet aan: controleer ApproverEmail, de Approvals-verbinding en ongewenste e-mail.
SharePoint-update faalt: controleer de schrijfrechten van de SharePoint-verbinding.
Resultaatmail ontbreekt: controleer RequesterEmail en de Outlook-connection reference.
Import wordt geblokkeerd: controleer Dataverse, makerrechten, DLP-beleid en beschikbare connectoren.

Pas de starter pas na een groene basistest aan

Mogelijke vervolgstappen zijn:

Status omzetten naar een Choice-kolom;
ApproverEmail vervangen door een beheerde beoordelaarstabel;
herinneringen of escalatie toevoegen;
een tweede goedkeuringsniveau toevoegen;
een foutpad toevoegen dat de proceseigenaar waarschuwt;
een gedeelde afzender gebruiken;
aanvraagrechten in SharePoint beperken.

Automatiseer niet direct financiële boekingen, toegangsverlening of bestellingen. Test eerst functiescheiding, maximumbedragen, foutafhandeling en terugdraaien.

Beheer en beveiliging

Wijs minimaal twee eigenaren toe en controleer periodiek:

of alle drie verbindingen nog geldig zijn;
of de lijstkolommen niet zonder flowtest zijn gewijzigd;
of aanvragen niet lang op Nieuw blijven staan;
of beoordelaars nog actief en bevoegd zijn;
of persoonlijke gegevens niet langer worden bewaard dan nodig;
of mislukte runs daadwerkelijk worden opgevolgd.

Beveilig maker- en beheeraccounts met multifactorauthenticatie. Zie ook MFA instellen voor Microsoft 365 en Conditional Access-basisregels instellen.

Opleverchecklist

De SharePoint-lijst staat op de juiste site.
Alle zeven kolommen bestaan met exact dezelfde namen.
De Solution is in de juiste omgeving geïmporteerd.
De drie connection references zijn gekoppeld.
De site- en lijstwaarden zijn ingevuld.
De flow staat aan.
Goedkeuren is getest.
Afwijzen is getest.
Een tweede eigenaar is toegevoegd.
De download en aangepaste inrichting zijn beheerd opgeslagen.

Hulp bij inrichting of controle

Wil je weten of Microsoft 365, SharePoint, toegangsbeheer en automatisering binnen jouw organisatie beheersbaar zijn ingericht? Doe de gratis IT-scan. Je krijgt een praktisch overzicht van verbeterpunten, zonder dat je eerst zelf alle instellingen hoeft uit te zoeken.

Conclusie

Begin niet met een leeg canvas. Maak eerst de meegeleverde SharePoint-lijst, importeer daarna de Solution en test beide beslispaden. Pas wanneer die basis groen is, voeg je bedrijfsspecifieke regels, herinneringen en extra goedkeurders toe. Zo heb je sneller een werkende start én blijft zichtbaar wat je later zelf hebt gewijzigd.