OneDrive Known Folder Move: beheerste uitrol voor Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen

Een laptop wordt vervangen, raakt defect of moet na een beveiligingsincident opnieuw worden ingericht. Dan blijkt vaak pas hoeveel werkbestanden nog lokaal op het Bureaublad of in Documenten stonden. Handmatig vragen of iedereen zijn bestanden naar OneDrive verplaatst is geen betrouwbare beheermaatregel. Medewerkers vergeten het, maken dubbele mappen of stoppen halverwege als de eerste synchronisatie tijd kost.

OneDrive Known Folder Move, meestal afgekort tot KFM, kan de bekende Windows-mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen naar de zakelijke OneDrive van een medewerker omleiden. De gebruiker blijft werken vanuit vertrouwde mappen, terwijl de OneDrive-synchronisatieclient wijzigingen naar Microsoft 365 synchroniseert. Dat helpt bij apparaatvervanging, maakt lokale werkbestanden beter beheersbaar en vermindert herstelvragen aan de servicedesk.

KFM is geen knop die je zonder voorbereiding organisatiebreed moet activeren. Bestaande mapomleidingen, persoonlijke OneDrive-accounts, grote databestanden, beperkte bandbreedte en synchronisatiefouten kunnen de uitrol vertragen. Deze gids behandelt daarom vooral de beheerkeuzes, pilot, controle en nazorg. Wil je eerst weten of apparaten, accounts en Microsoft 365-beveiliging voldoende op elkaar aansluiten? Laat je digitale werkplek beoordelen met de IT-scan.

Wat Known Folder Move precies verandert

Windows gebruikt bekende mappen voor persoonlijke werkbestanden. KFM richt drie daarvan op de OneDrive-map van de aangemelde zakelijke gebruiker:

Bekende map	Veelvoorkomende inhoud	Beheerwaarde
Bureaublad	Werkdocumenten, tijdelijke projectmappen en snelkoppelingen	Lokale bestanden gaan mee naar een vervangend apparaat
Documenten	Persoonlijke werkdocumenten en applicatiebestanden	Inhoud komt onder OneDrive-synchronisatie en Microsoft 365-beheer
Afbeeldingen	Screenshots, foto's en beeldmateriaal	Werkafbeeldingen blijven niet alleen op de laptopschijf staan

De map blijft voor de medewerker herkenbaar als Bureaublad, Documenten of Afbeeldingen. Achter de schermen ligt zij in de zakelijke OneDrive-locatie. Bestanden die succesvol zijn gesynchroniseerd zijn ook via OneDrive op het web beschikbaar en kunnen op een nieuw beheerd apparaat opnieuw worden aangeboden.

Dat is iets anders dan medewerkers vragen een extra map met de naam "Back-up" te gebruiken. KFM sluit aan op de plekken waar zij al werken. Het is ook iets anders dan een gedeelde documentomgeving. Een persoonlijk projectdocument kan in OneDrive passen, maar bestanden waar een team structureel samen aan werkt horen meestal in Teams of SharePoint. Lees daarvoor hoe je een Teams-kanaalstructuur met duidelijk eigenaarschap opzet en hoe je SharePoint-documentbibliotheken met versiebeheer en rechten beheert.

Synchronisatie is niet hetzelfde als een zelfstandige back-up

KFM beperkt het risico dat de enige kopie van een bestand op één laptop staat. Dat maakt het waardevol, maar OneDrive blijft een synchronisatiedienst. Een wijziging of verwijdering kan ook naar de cloud worden gesynchroniseerd. Versiegeschiedenis, prullenbak en retentie kunnen herstel mogelijk maken, maar zijn geen reden om het back-upbeleid over te slaan.

Beantwoord daarom afzonderlijk deze vragen:

• Welke gegevens moeten na een gebruikersfout kunnen worden hersteld?
• Hoe lang moet herstel mogelijk blijven?
• Wie mag een herstelactie uitvoeren?
• Welke eisen gelden na ransomware, massale verwijdering of accountmisbruik?
• Hoe bewijs je dat herstel periodiek is getest?

KFM is vooral een maatregel voor continuïteit en beheer van persoonlijke werkbestanden. Een volwaardige herstelstrategie kan aanvullende Microsoft 365 Backup-functionaliteit, een externe back-updienst, retentiebeleid en geteste herstelprocedures bevatten. De keuze hangt af van risico, regelgeving en gewenste hersteltijd. Bekijk ook wat Microsoft 365 standaard beschermt en wat je zelf voor back-up moet regelen.

Kies een duidelijk doel en een beperkte scope

Een goede uitrol begint met een meetbaar probleem, bijvoorbeeld: "Bij laptopvervanging moeten de persoonlijke werkbestanden van een medewerker zonder handmatige kopieeractie beschikbaar zijn." Dat is concreter dan "iedereen moet OneDrive gebruiken".

Leg vóór de pilot vast:

1. welke Windows-apparaten en gebruikers binnen de scope vallen;
2. welke van de drie bekende mappen worden omgeleid;
3. welke zakelijke OneDrive-tenant de bestemming is;
4. wie synchronisatiefouten en opslagproblemen opvolgt;
5. wanneer een apparaat als geslaagd geldt;
6. welk terugvalplan geldt als een bestaande map niet kan worden verplaatst.

Neem niet meteen ieder account mee. Gedeelde computers, kioskprofielen, technische accounts, ontwikkelwerkplekken en apparaten met bijzondere applicaties kunnen een afwijkende aanpak vragen. Ook een gebruiker met meerdere zakelijke OneDrive-omgevingen verdient extra controle. De beleidswaarde moet verwijzen naar de tenant waarin de bekende mappen thuishoren.

Inventariseer wat er al op de apparaten gebeurt

Microsoft adviseert bestaande bekende mappen en eerdere mapomleiding mee te nemen in de planning. Een organisatie die Windows Folder Redirection via groepsbeleid gebruikt, kan niet veilig aannemen dat KFM daar zonder migratieontwerp overheen kan worden gezet. Een netwerkpad, oude thuisdirectory of eerdere OneDrive-omleiding kan conflicteren met de nieuwe bestemming.

Controleer vóór activering minimaal:

Controle	Waarom dit nodig is
OneDrive-synchronisatieclient actief en aangemeld	Zonder werkende zakelijke synchronisatie is er geen betrouwbare bestemming
Windows-versie en beheerstatus ondersteund	Beleid moet het apparaat werkelijk bereiken en toepassen
Bestaande Folder Redirection of netwerkschijfconstructie	Dubbele omleiding kan migratie en herstel ingewikkeld maken
Persoonlijk én zakelijk OneDrive-account	Verkeerde verwachtingen over welke tenant de bestanden ontvangt
Grootte en bestandstypen in de drie mappen	Bepaalt eerste synchronisatieduur en mogelijke blokkades
Vrije lokale schijfruimte	Tijdelijke verwerking en bestaande lokale inhoud vragen ruimte
OneDrive-opslagquota	Een volle bestemming stopt de synchronisatie
Synchronisatiefouten en ongeldige bestanden	Eén probleem kan ertoe leiden dat niet alle inhoud de cloud bereikt
Applicaties die bestanden uit Documenten gebruiken	Sommige applicaties verwachten lokale paden of vergrendelen bestanden

Verwar een toegepast configuratieprofiel niet met een geslaagde bestandsmigratie. Intune kan melden dat beleid het apparaat heeft bereikt, terwijl OneDrive nog bezig is, een account niet is aangemeld of een bestand niet kan uploaden. De eindcontrole hoort daarom zowel beleid als synchronisatieresultaat te omvatten.

Gebruik centraal beleid in plaats van losse gebruikersacties

Voor een incidentele test kan een medewerker in de OneDrive-instellingen de back-up van bekende mappen starten. Voor organisatiebreed beheer is centraal beleid beter. Microsoft documenteert hiervoor OneDrive-beleidsinstellingen die via Group Policy of een moderne beheerroute zoals Intune kunnen worden toegepast.

De belangrijkste instelling is Silently move Windows known folders to OneDrive. Daarbij geef je de Microsoft Entra-tenant-id van de organisatie op. De OneDrive-client probeert de ondersteunde bekende mappen vervolgens zonder interactieve wizard naar de zakelijke OneDrive te verplaatsen. Microsoft biedt ook een optie om gebruikers na de stille omleiding een melding te tonen.

Andere beleidskeuzes moeten bewust worden gecombineerd:

• Prompt users to move Windows known folders to OneDrive toont een verzoek in plaats van volledig stille uitvoering. Dit past bij een begeleide pilot, maar is afhankelijk van gebruikersactie.
• Prevent users from redirecting their Windows known folders to their PC voorkomt dat gebruikers na een beheerde uitrol de mappen zelf terug naar de lokale computer verplaatsen.
• Prevent users from moving their Windows known folders to OneDrive doet juist het tegenovergestelde en kan de gewenste migratie blokkeren. Controleer of oud beleid deze instelling niet activeert.

Gebruik de namen uit de actuele Microsoft-documentatie of de OneDrive-instellingencatalogus. Bouw niet op een toevallige schermpositie in het beheercentrum, want menu's en labels kunnen veranderen. Leg de tenant-id, gekozen mappen, toewijzingsgroep, uitzonderingen en eigenaar als configuratiebewijs vast.

Ontwerp een pilot die echte uitzonderingen bevat

Een pilot met alleen de IT-beheerder levert weinig informatie op. Kies een kleine groep die de normale organisatie weerspiegelt:

• een medewerker met weinig lokale bestanden;
• een medewerker met een groot Bureaublad of veel afbeeldingen;
• een laptop die grotendeels buiten kantoor wordt gebruikt;
• een gebruiker met een bestaande persoonlijke OneDrive-koppeling;
• een afdeling met een specifieke applicatie die Documenten gebruikt;
• een medewerker die binnenkort een vervangend apparaat krijgt.

Spreid de eerste synchronisatie. Als tientallen gebruikers tegelijk grote lokale mappen uploaden, kan de internetverbinding onnodig belast raken en krijgt de servicedesk veel meldingen in één venster. Plan grotere profielen apart of laat de eerste synchronisatie plaatsvinden op een betrouwbare verbinding.

Communiceer kort wat er verandert: de bekende map blijft op dezelfde plek zichtbaar, synchronisatiestatus is belangrijk en een foutmelding mag niet worden genegeerd. Vraag medewerkers tijdens de pilot geen bestanden handmatig te verplaatsen tussen oude en nieuwe mappen. Dat kan dubbele inhoud of verwarring over de leidende kopie veroorzaken.

Controleer het resultaat op drie niveaus

Een geslaagde KFM-uitrol heeft drie verschillende controles nodig.

1. Beleid

Controleer of het juiste profiel de bedoelde gebruiker of het bedoelde apparaat bereikt, zonder conflicterend OneDrive-beleid. Noteer uitzonderingen expliciet. Een niet-toegewezen apparaat is iets anders dan een apparaat waarop de configuratie faalt.

2. Synchronisatie

Open de OneDrive-status en controleer of de zakelijke client is aangemeld, niet gepauzeerd is en geen synchronisatiefout toont. Vergelijk steekproefsgewijs enkele bestanden uit Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen met OneDrive op het web. Kijk niet alleen naar een groen pictogram bij één bestand.

3. Herstelbare gebruikersreis

Meld de pilotgebruiker aan op een schoon of vervangend beheerd apparaat en controleer of de verwachte mappen en bestanden beschikbaar komen. Test ook of nieuwe wijzigingen in beide richtingen worden verwerkt. Deze gebruikersreis bewijst beter dat het bedrijfsdoel is bereikt dan alleen een Intune-status.

Leg per pilot vast: apparaat, gebruiker, beleidsstatus, synchronisatiestatus, hoeveelheid data, start- en eindmoment, afwijkingen en uitkomst van de hersteltest. Daarmee kun je een realistische doorlooptijd en supportcapaciteit voor de volgende groep plannen.

Files On-Demand helpt opslag, maar vraagt uitleg

OneDrive Files On-Demand kan bestanden in Verkenner tonen zonder dat iedere byte permanent lokaal staat. Dat beperkt de schijfbelasting op nieuwe of kleine laptops. De statuspictogrammen maken onderscheid tussen alleen online, lokaal beschikbaar en altijd op dit apparaat bewaren.

Voor medewerkers is dit soms verwarrend. Een bestand kan zichtbaar zijn maar internet nodig hebben om te openen. Maak daarom duidelijk:

• welke bestanden standaard alleen online mogen zijn;
• wanneer iemand Altijd behouden op dit apparaat mag gebruiken;
• wat er gebeurt als een laptop offline is;
• waarom het wolkpictogram niet betekent dat een bestand ontbreekt;
• hoe de servicedesk controleert of een bestand volledig is gesynchroniseerd.

Markeer niet zonder reden complete grote mappen als altijd lokaal. Dan verdwijnt een deel van het capaciteitsvoordeel. Voor medewerkers die regelmatig offline werken kan een gerichte lokale selectie wel noodzakelijk zijn.

Voorkom dat uitsluitingen een schijnveiligheid creëren

OneDrive-beleid kan bepaalde bestandstypen van upload uitsluiten. Zo'n uitsluiting kan nuttig lijken voor tijdelijke of technisch ongeschikte bestanden, maar creëert een belangrijk risico: een bestand kan in een bekende map staan terwijl het niet naar OneDrive is gesynchroniseerd.

Gebruik uitsluitingen daarom alleen met een gedocumenteerde reden, eigenaar en alternatief. Controleer welke bedrijfsapplicatie het bestand maakt en waar het wél duurzaam hoort te staan. Communiceer de uitzondering aan support en de betrokken gebruikers. Een algemene uitsluiting voor grote of lastige bestandstypen kan precies de lokale dataverliezen terugbrengen die KFM moest beperken.

Zet samenwerkingsdata evenmin gedachteloos in een persoonlijk Documenten-profiel. Als meerdere collega's dezelfde bron moeten beheren, is een SharePoint- of Teams-bibliotheek meestal logischer. Persoonlijke OneDrive en teamsamenwerking hebben verschillende eigenaarschaps- en toegangsmodellen.

Richt support en beheer in vóór de brede uitrol

De meeste supportvragen vallen in herkenbare categorieën:

Signaal	Eerste controle
Mappen zijn niet verplaatst	Zakelijke OneDrive-aanmelding, beleidstoewijzing, tenant-id en conflicterend beleid
Synchronisatie blijft bezig	Datavolume, verbinding, quota, lokale schijfruimte en foutmeldingen
Bestand staat lokaal maar niet online	Uploadfout, uitgesloten bestandstype, ongeldige naam of vergrendeling
Dubbele map of dubbele bestanden	Eerdere handmatige migratie, oude mapomleiding of tweede OneDrive-account
Nieuw apparaat toont niet alles	Aanmelding, synchronisatiestatus, Files On-Demand en leidende tenant
Applicatie werkt niet meer goed	Afhankelijkheid van lokaal pad, bestandstype of gelijktijdige vergrendeling

Laat support bij een melding eerst feiten verzamelen: gebruiker, apparaat, zakelijke OneDrive-account, betrokken map, bestandsnaam, foutmelding, tijdstip en beleidsstatus. Vermijd direct opnieuw aanmelden, mappen verplaatsen of beleid verwijderen. Zulke acties kunnen de oorspronkelijke toestand veranderen en duplicaten veroorzaken.

Plan na de brede uitrol een vaste controle. Bekijk mislukte beleidsuitrol, synchronisatiefouten, apparaten die lang niet zijn ingecheckt, gebruikers die quota naderen en uitzonderingen zonder einddatum. Koppel de controle aan instroom, apparaatvervanging en uitdiensttreding. Zo blijft KFM onderdeel van werkplekbeheer in plaats van een eenmalig project.

Veelgemaakte fouten

KFM wordt een back-up genoemd

Medewerkers en management verwachten dan herstelmogelijkheden die nooit zijn ontworpen of getest. Beschrijf KFM als synchronisatie en mapomleiding, en documenteer back-up en retentie afzonderlijk.

Iedereen wordt tegelijk toegevoegd

De eerste uploads belasten netwerk en servicedesk. Een gefaseerde uitrol maakt fouten zichtbaar voordat ze honderden apparaten raken.

Alleen de Intune-status wordt gecontroleerd

Een toegepast profiel bewijst niet dat alle bestanden succesvol in OneDrive staan. Controleer clientstatus, webinhoud en een echte apparaatoverdracht.

Oude Folder Redirection wordt genegeerd

Netwerkpaden of eerdere omleidingen kunnen de migratie blokkeren of dubbele locaties veroorzaken. Inventariseer en ontwerp de overgang vóór activering.

Uitsluitingen blijven onzichtbaar

Gebruikers zien het bestand in Documenten en denken dat het beschermd is, terwijl beleid de upload overslaat. Houd uitzonderingen klein, zichtbaar en tijdelijk.

Teamdata blijft in persoonlijke OneDrive staan

Bij afwezigheid of uitdiensttreding ontstaat onduidelijk eigenaarschap. Verplaats structurele samenwerking naar een beheerde Teams- of SharePoint-locatie.

Veelgestelde vragen

Welke mappen ondersteunt Known Folder Move op Windows?

Microsoft documenteert KFM voor Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen. Controleer de actuele OneDrive-documentatie voor platform- en cliëntvereisten voordat je beleid breed toewijst.

Kun je KFM stil activeren?

Ja. De OneDrive-beleidsinstelling Silently move Windows known folders to OneDrive gebruikt de tenant-id en kan de ondersteunde mappen zonder gebruikerswizard omleiden. Test eerst of de OneDrive-client correct is aangemeld en of geen bestaande omleiding conflicteert.

Kan een medewerker de mappen daarna weer lokaal zetten?

Microsoft biedt afzonderlijk beleid om te voorkomen dat gebruikers bekende mappen terug naar de pc omleiden. Gebruik dat pas nadat pilot, communicatie en herstelroute op orde zijn. Anders maak je een fout voor de gebruiker moeilijker om tijdelijk te omzeilen zonder dat support voorbereid is.

Werkt KFM ook als iemand offline werkt?

Lokaal beschikbare bestanden blijven offline bruikbaar. Alleen-online bestanden hebben een verbinding nodig om voor het eerst te openen. Nieuwe wijzigingen synchroniseren zodra OneDrive weer verbinding heeft. Kies de Files On-Demand-inrichting passend bij het werkpatroon.

Moeten alle bestaande bestanden opnieuw worden geüpload?

De OneDrive-client moet bestaande inhoud verwerken en waar nodig synchroniseren. De doorlooptijd hangt af van hoeveelheid data, verbinding, quota en eventuele fouten. Meet dit in de pilot in plaats van een vaste tijd te beloven.

Is een groen vinkje voldoende bewijs?

Niet als enige controle. Verifieer de drie niveaus: beleid toegepast, synchronisatie zonder fouten en bestanden beschikbaar in OneDrive op het web of een vervangend apparaat.

Wat doen we met bestanden die niet synchroniseren?

Onderzoek eerst de concrete fout, het bestandstype, de naam, het pad, vergrendeling, quota en eventueel uitsluitingsbeleid. Verplaats of verwijder een bedrijfsbestand niet zonder eigenaar en bevestigde alternatieve opslag.

Waar hoort een gedeeld projectbestand thuis?

Meestal in Teams of SharePoint, niet in de persoonlijke OneDrive van één medewerker. KFM beschermt persoonlijke werkmappen, maar verandert het eigenaarschapsmodel niet.

Gebruikte Microsoft-bronnen

De productwerking en beleidsnamen zijn op 28 augustus 2026 gecontroleerd tegen deze officiële Microsoft-pagina's:

• Redirect and move Windows known folders to OneDrive
• Use OneDrive policies to control sync settings
• Set Files On-Demand states in Windows
• Fix OneDrive sync problems