OneDrive Known Folder Move: automatische back-up van Bureaublad en Documenten
25 mei 2026
Met Known Folder Move synchroniseert OneDrive automatisch je Bureaublad en Documenten naar de cloud, zonder dat medewerkers iets hoeven te doen.
Wat is Known Folder Move?
Known Folder Move (KFM) is een functie in OneDrive voor Werk of School die ervoor zorgt dat de mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen op je Windows-computer automatisch worden gesynchroniseerd met OneDrive. Vanuit het perspectief van de medewerker verandert er vrijwel niets: alles staat gewoon waar het altijd stond. Maar achter de schermen worden die bestanden continu opgeslagen in de cloud.
Voor MKB-bedrijven is dit een van de meest impactvolle instellingen die je kunt activeren, en het vereist nagenoeg geen IT-kennis van de medewerkers. Zodra het is ingesteld, hoeft niemand meer actief na te denken over back-ups van individuele bestanden.
Waarom is dit zo belangrijk?
De meeste medewerkers slaan bestanden op hun Bureaublad of in de map Documenten. Dat is logisch en vertrouwd. Maar standaard staan die mappen alleen op de harde schijf van de laptop of pc, niet in de cloud. Als het apparaat kapotgaat, gestolen wordt, of besmet raakt met ransomware, zijn die bestanden weg.
Met Known Folder Move verander je dat zonder de werkvloer te verstoren:
- Beveiliging: bestanden zijn direct toegankelijk op een nieuw apparaat na verlies of diefstal.
- Continuïteit: een medewerker kan op een leencomputer of andere laptop verder werken alsof er niets is.
- Ransomware-bescherming: OneDrive heeft versiebeheer, je kunt bestanden terugzetten naar een versie van vóór de aanval.
- Minder afhankelijk van lokale back-up: geen externe harde schijven of complexe back-upscripts meer nodig voor de dagelijkse werkbestanden.
Vereisten vooraf
Controleer of je aan deze drie voorwaarden voldoet voordat je Known Folder Move inschakelt:
| Vereiste | Toelichting |
|---|---|
| Microsoft 365-abonnement | OneDrive voor Werk of School (niet de gratis consumentenversie). Inbegrepen bij Business Basic, Standard, Premium en Enterprise-abonnementen. |
| OneDrive-client op Windows | De OneDrive-desktopclient moet geïnstalleerd en aangemeld zijn met het werk- of schoolaccount. Op Windows 10/11 is dit standaard aanwezig. |
| Voldoende opslagruimte | Controleer hoeveel ruimte gebruikers beschikbaar hebben. Standaard is dit 1 TB per gebruiker. Als Bureaublad en Documenten samen meer bevatten, loopt de synchronisatie vast. |
| Beheerdersrechten (voor centrale uitrol) | Voor de aanbevolen centrale aanpak heb je toegang tot Microsoft Intune of Group Policy nodig. |
Twee manieren om Known Folder Move in te schakelen
Er zijn twee aanpakken: de medewerker regelt het zelf, of de IT-beheerder regelt het centraal voor de hele organisatie. Voor bedrijven met meer dan vijf medewerkers is de centrale aanpak sterk aanbevolen.
Optie 1: De medewerker stelt het zelf in (handmatig)
Dit werkt goed voor kleine teams of als snelle test op één apparaat.
- Klik op het OneDrive-wolkpictogram in de taakbalk rechtsonder (of via het systeemvak).
- Klik op het tandwiel (instellingen) en kies Instellingen.
- Ga naar het tabblad Synchronisatie en back-up.
- Klik op Back-up beheren.
- Zet de schakelaren aan voor Bureaublad, Documenten en eventueel Afbeeldingen.
- Klik op Back-up starten.
OneDrive begint nu direct met de synchronisatie. Afhankelijk van de hoeveelheid bestanden kan dit de eerste keer een paar uur duren.
Let op: vertel medewerkers dat hun bestanden voortaan ook in OneDrive staan. Ze hoeven niets anders te doen, de bestanden blijven zichtbaar op de vertrouwde plek.
Optie 2: Centraal uitrollen via Microsoft Intune (aanbevolen)
Dit is de professionele aanpak: alle laptops en pc's krijgen KFM automatisch, zonder dat medewerkers iets hoeven te doen. Je configureert dit één keer via Intune.
Stap 1: Zoek je Tenant ID op
Je hebt de Tenant ID van je Microsoft 365-organisatie nodig.
- Ga naar het Microsoft Entra-beheercentrum (entra.microsoft.com) als beheerder.
- Klik links op Overzicht.
- Kopieer de Tenant-ID, dit is een reeks letters en cijfers met koppeltekens.
Stap 2: Maak een configuratieprofiel aan in Intune
- Open het Intune-beheercentrum (intune.microsoft.com).
- Ga naar Apparaten → Configuratieprofielen → Profiel maken.
- Kies Windows 10 en hoger als platform.
- Kies Sjablonen → Beheersjablonen.
- Geef het profiel een naam, zoals "OneDrive KFM - Alle Gebruikers".
- Zoek in de lijst naar OneDrive en open die map.
Stap 3: Schakel de juiste instellingen in
In de beheersjablonen voor OneDrive vind je de volgende relevante instellingen:
| Instelling | Waarde | Toelichting |
|---|---|---|
| Bekende Windows-mappen stil verplaatsen naar OneDrive | Ingeschakeld, vul je Tenant ID in | Verplaatst mappen automatisch, zonder gebruikersprompt |
| Voorkomen dat gebruikers bekende Windows-mappen omzetten | Ingeschakeld | Voorkomt dat medewerkers KFM zelf uitschakelen |
| Voorkomen dat gebruikers extra mappen toevoegen aan OneDrive | Optioneel | Behoud je de controle over wat er gesynchroniseerd wordt |
Zoek op de exacte naam "Bekende Windows-mappen stil verplaatsen naar OneDrive" of gebruik de Engelse naam: Silently move Windows known folders to OneDrive.
Stap 4: Wijs het profiel toe
- Klik op Toewijzingen en kies de groepen of apparaten waarvoor dit beleid geldt.
- Voor de meeste MKB-bedrijven is "Alle apparaten" of "Alle gebruikers" de eenvoudigste keuze.
- Sla op en klik op Maken.
Intune verspreidt dit beleid bij de volgende check-in van het apparaat, doorgaans binnen enkele uren, of direct na een handmatige synchronisatie via het Beheercentrum.
Optie 3: Uitrollen via Group Policy (voor on-premises omgevingen)
Als je geen Intune gebruikt maar wel een Active Directory-domein hebt, kun je KFM ook via Group Policy inschakelen. Hiervoor installeer je de OneDrive ADMX-sjabloonbestanden op de domeincontroller.
De relevante instelling heet: Computer Configuration → Administrative Templates → OneDrive → Silently move Windows known folders to OneDrive
Vul je Tenant ID in en zet de instelling op Ingeschakeld.
Wat merken medewerkers ervan?
Dit is afhankelijk van hoe je KFM hebt ingesteld:
- Stille uitrol via Intune (aanbevolen): de medewerker merkt bijna niets. De mappen blijven op de vertrouwde plek. De enige zichtbare verandering is dat het OneDrive-wolkje in de taakbalk aangeeft dat er bestanden worden gesynchroniseerd. Na voltooiing is er een groen vinkje zichtbaar bij de gemandateerde mappen.
- Handmatige instelling: de medewerker ziet een bevestigingspopup in OneDrive na het activeren en klikt op "Doorgaan".
In beide gevallen blijven de mappen Bureaublad en Documenten gewoon op dezelfde plek staan, ze zijn nu ook in OneDrive zichtbaar. Medewerkers hoeven hun werkwijze niet aan te passen.
Hoe controleer je of KFM actief is?
Op het apparaat zelf:
- Open de OneDrive-instellingen (wolkje → tandwiel → Instellingen).
- Ga naar het tabblad Synchronisatie en back-up.
- Onder "Bekende mappen" staan Bureaublad en Documenten met een groen vinkje als KFM correct actief is.
Via Intune (voor beheerders):
- Ga naar Apparaten → Configuratieprofielen in het Intune-beheercentrum.
- Klik op het KFM-profiel en vervolgens op Apparaatstatus.
- Hier zie je per apparaat of het beleid succesvol is toegepast, in behandeling is, of een fout heeft.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze vermijdt
Onvoldoende OneDrive-opslagruimte Als een medewerker 80 GB aan bestanden op het Bureaublad heeft en slechts 10 GB beschikbare OneDrive-ruimte, loopt de synchronisatie vast. Controleer vooraf de opslagstatus per gebruiker via het Microsoft 365-beheercentrum (admin.microsoft.com) onder Gebruikers → Actieve gebruikers → klik op een gebruiker → OneDrive.
Aangemeld met een persoonlijk Microsoft-account KFM voor werk werkt alleen met een werk- of schoolaccount. Als OneDrive op de laptop is aangemeld met een persoonlijk account (zoals @hotmail.com), gaan de bestanden naar de persoonlijke OneDrive, niet naar de zakelijke omgeving. Zorg dat de OneDrive-client op elk apparaat is aangemeld met het werk-e-mailadres.
Bestanden buiten de gesynchroniseerde mappen KFM beveiligt alleen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen. Bestanden op andere locaties, zoals C:\Projecten of D:\Klanten, worden niet gesynchroniseerd. Communiceer dit duidelijk aan medewerkers en leer ze om altijd in een van de standaardmappen of rechtstreeks in OneDrive te werken.
Trage synchronisatie bij de eerste uitrol Bij apparaten met veel data kan de eerste synchronisatie lang duren. Plan dit bij voorkeur buiten kantooruren, of wijs medewerkers erop dat OneDrive even bezig is. Na de eerste volledige synchronisatie gaat alles automatisch en snel.
Veelgestelde vragen
Kan ik ook de map Afbeeldingen laten synchroniseren? Ja. Bij de handmatige instelling zie je een aparte schakelaar voor Afbeeldingen. Via Intune is dit ook configureerbaar. Houd er rekening mee dat Afbeeldingen bij sommige medewerkers erg groot kan zijn, vooral als ook foto's van de smartphone daar terechtkomen via andere synchronisatiesoftware.
Wat als een medewerker KFM uitschakelt? Als je via Intune de instelling "Voorkomen dat gebruikers bekende Windows-mappen omzetten" hebt ingeschakeld, kunnen medewerkers KFM niet zelf uitschakelen. Zonder die instelling is het technisch mogelijk, maar OneDrive toont dan wel een melding dat de back-up is gestopt.
Worden bestanden verwijderd als we KFM later uitschakelen? Nee. Als je KFM uitschakelt, blijven de bestanden zowel lokaal op het apparaat als in OneDrive staan. Er wordt niets verwijderd. Alleen de automatische synchronisatie stopt.
Werkt Known Folder Move ook op Mac? Op macOS is er een vergelijkbare functie voor de mappen Documenten en Bureaublad via de OneDrive-macOS-client. Intune ondersteunt dit ook voor Mac, maar de beschikbare configuratie-instellingen zijn beperkter dan op Windows. De werking is vergelijkbaar: bestanden worden automatisch gesynchroniseerd zodra KFM is ingeschakeld.
Hoe lang bewaart OneDrive verwijderde bestanden? Bestanden die je verwijdert gaan naar de OneDrive-prullenbak en worden 93 dagen bewaard voordat ze permanent worden verwijderd. Daarnaast bewaart OneDrive versiegeschiedenis, zodat je een bestand terug kunt zetten naar een eerdere versie, standaard tot 30 dagen terug. Voor ransomware-herstel is dit een waardevolle veiligheidsmarge.
Wat kost de extra opslagruimte? Standaard krijgt elke Microsoft 365-gebruiker 1 TB OneDrive-opslag inbegrepen, meer dan genoeg voor de meeste medewerkers. Als je toch tegen limieten aanloopt, zijn er Microsoft 365-add-ons beschikbaar om de capaciteit per gebruiker te vergroten.
Kan ik zien welke bestanden er gesynchroniseerd worden? Ja. In de OneDrive-activiteitsfeed (klik op het wolkje → recente activiteit) zie je welke bestanden recent zijn gesynchroniseerd, gewijzigd of gedeeld. Beheerders kunnen via het Microsoft 365-compliancecentrum en het auditlogboek een breder overzicht opvragen van OneDrive-activiteiten per gebruiker.
Breng je eigen IT-situatie in kaart
Wil je weten waar jouw organisatie technisch en organisatorisch kan verbeteren? Doe de gratis IT-scan en ontvang direct een praktisch overzicht van aandachtspunten.